Digitaliseringen har förändrat besiktningsbranschen i grunden. För tio år sedan skrev många besiktningsförrättare protokoll på papper, fotograferade med digitalkamera och sammanställde rapporter i Word. Idag finns det specialiserade programvaror som dramatiskt effektiviserar varje del av arbetet. För en konsult som vill arbeta professionellt och lönsamt är det avgörande att behaska de mest centrala digitala verktygen. I denna artikel går vi igenom de viktigaste kategorierna av verktyg, vad de gör för dig och hur du väljer rätt.


Varför digitala verktyg?


Fördelarna med digitala verktyg är många. För det första sparar du tid. Vad som kunde ta 4–6 timmar att sammanställa med traditionella metoder kan ofta göras på 1–2 timmar med rätt verktyg. För det andra höjer du kvaliteten. Standardiserade mallar och systematiska arbetsflöden minskar risken för att missa viktiga delar. För det tredje förbättrar du kundupplevelsen. Moderna verktyg gör det möjligt att leverera professionella, vackra protokoll snabbt och i digitala format som är enkla för kunden att använda.


For det fjärde får du bra dataunderlag för ditt eget företag. Med digitala verktyg kan du enkelt analysera vilka kundtyper som ger bäst lönsamhet, vilka uppdragstyper som tar mest tid och hur dina priser står sig mot konkurrenterna. Detta är affärskritisk information som svart på papper inte ger.


Protokollverktyg – hjärtat i arbetet


Protokollverktyg är kanske den viktigaste kategorin av digitala verktyg för en besiktningskonsult. På svenska marknaden finns flera lösningar som är specialiserade för besiktningsbranschen, både för lekplats- och utegymbesiktning och för entreprenadbesiktning VVS.


Ett bra protokollverktyg har flera kannetecken. Standardiserade mallar för olika besiktningstyper, möjlighet att inkludera bilder direkt i protokollet, exportmöjligheter till PDF och digitalt format, möjlighet att signera digitalt och dela med kund, integration med kalender och fakturering, samt eventuellt offline-läge för att fungera utan internet.


Några välkända verktyg inkluderar BesiktningsApp, Besiktningsverktyget och olika specialiserade lösningar från leverantörer. Att testa flera olika verktyg innan beslut är klokt eftersom användarupplevelsen varierar mycket.


Kamera och foto-dokumentation


Foto-dokumentation är en kritisk del av besiktningsarbetet. En modern smartphone-kamera är ofta tillräcklig för de flesta uppdrag, men för vissa specialfall kan en dedikerad digitalkamera vara bättre. För att få maximal nytta av dina foton behövs också bra hantering och organisering.


Flera applikationer hjälper dig att organisera och kategorisera bilder direkt vid besiktningen. Du kan tagga bilder med plats, datum, uppdrag och kategori så att du snabbt kan hitta rätt bild senare. Vissa appar har även integrerade mätfunktioner som kan vara användbara.


För att skydda din dokumentation bör alla bilder automatiskt synkroniseras till en molntjänst. Detta innebär att du inte förlorar viktiga bilder om din telefon går sönder eller täcks.


Mätinstrument med digital integration


Moderna mätinstrument har ofta digital uppkoppling. Laserdistansmatare kan trycka värden direkt till en app via Bluetooth. Termokameror kan synkronisera med molnet för analys. Speciella HIC-mätare används för fallskydskontroll på lekplatser och utegym.


För en specialiserad konsult är investering i bra mätinstrument central. En precis laserdistansmatare är ofta första investeringen, följt av sköldstensmatare och eventuellt termokamera. Specialinstrument för din specialitet (HIC-mätare, fuktämningsmätare och liknande) är ofta väl investerade pengar.


Kundhanteringssystem (CRM)


När du får fler kunder och uppdrag behöver du ett system för att hantera relationerna. Ett CRM-system samlar all information om dina kunder på ett ställe: kontaktuppgifter, historik på uppdrag, leveransdokumentation, faktureringsstatus och anteckningar.


För en ensamkonsult kan ett enklare CRM som Pipedrive, HubSpot Free eller motsvarande räcka. För större företag finns mer avancerade lösningar. En enkel start är att först använda Excel för att förstå dina behov och senare migrera till ett dedikerat CRM när volymen kräver det.


Fakturering och bokföring


Att sköta faktureringen och bokföringen effektivt är en av de tidigaste investeringarna en konsult bör göra. Moderna molntjänster som Fortnox, Visma eAccounting och Bokio gör det enkelt att skapa fakturor, hålla kvitton i ordning och följa upp ekonomi.


Flera av dessa system kan kopplas till bankkonton för automatisk import av transaktioner. Detta sparar dig timmar varje månad och minimerar risken för fel. Faktureringen kan skickas direkt från systemet via e-post eller e-faktura.


Att arbeta tillsammans med en revisor som har erfarenhet av besiktningskonsulter är en bra investering. Revisorn kan hjälpa dig att hitta rätt verktyg och använda dem effektivt.


Kalender och projektplanering


För en konsult som har många uppdrag samtidigt blir kalender- och projektplanering kritiska. Google Calendar, Outlook och dedikerade projektledningssystem som Asana, Trello eller Monday.com kan hjälpa dig att hålla koll på deadlines och leveranser.


För besiktningsbranschen specifikt finns vissa system som integrerar protokoll, kalender och kundhantering i ett enda gränssnitt. Detta kan vara mycket effektivt men kostar ofta mer. För mindre verksamheter kan en kombination av separata verktyg fungera lika bra.


Dokumentdelning och samarbete


För att dela protokoll och dokument med kunder behöver du en säker dokumentdelningsplattform. Google Drive, Dropbox och OneDrive är alla bra alternativ. För mer professionell leverans kan dedikerade kundportaler vara att föredra.


Digital signering med tjänster som DocuSign, Adobe Sign eller Scrive gör det enkelt att få protokoll signerade av flera parter utan att träffas fysiskt. Detta sparar tid för både dig och kunden.


AI och automation


De senaste åren har AI börjat påverka besiktningsbranschen. AI-verktyg kan hjälpa till med att skriva utkast till protokoll, sammanställa rapporter, transcribera dikterade anteckningar och analysera bilder för att upptäcka problem.


För en aktiv konsult är det väl investerad tid att experimentera med AI-verktyg. Du kommer att hitta vissa verktyg som dramatiskt förbättrar din effektivitet. AI är dock inte ett fullt automatiseringsverktyg – det krävs fortfarande mansklig expertis för att verifiera resultaten och leverera kvalitet.


Utbildning och fortbildning digitalt


Fortbildning kan skötas alltmer digitalt. Webinarier, online-kurser och digital tillgang till branschtidskrifter gör det möjligt att hantera fortbildning utan att resa. För en konsult som bor utanför storstaden är detta en stor fördel.


Vi rekommenderar att du avsätter minst 5 procent av din tid till fortbildning. Med digitala kanaler blir detta enklare än någonsin.


Kom igång med digitala verktyg


För att komma igång med digitala verktyg bör du börja smått. Välj ett verktyg som löser ditt största problem (oftast är det protokollskapande), testa det grundligt och börja använda det. När det fungerar bra lägger du till nästa verktyg.


Undvik fallgropen att försöka digitalisera allt på en gång. Det leder ofta till förvirring och kvalitetsförländringar i början. Bättre att gradvis bygga upp en bra digital arbetsmiljö.


Kontakta oss


Besiktningsförrättare Sverige AB har erfarenhet av att använda digitala verktyg i besiktningsarbetet. Vi delar gärna våra lärdomar med kollegor och hjälper gärna nya konsulter att komma igång med rätt verktyg. Kontakta oss om du är intresserad av att diskutera detta vidare – tillsammans utvecklar vi besiktningsbranschen mot nya höjder.