För kommuner, statliga myndigheter och stora fastighetsbolag som regelbundet beställer besiktningstjänster är upphandling en kritisk process. Rätt upphandling ger en långsiktig samarbetsrelation med en kompetent leverantör till rätt pris. Fel upphandling kan leda till kvalitetsproblem, leveransförseningar och i värsta fall stora konsekvenser när besiktningar inte uppfyller kraven. I denna artikel ger vi en guide till upphandling av besiktningstjänster baserad på best practice och vår erfarenhet av att leverera till många offentliga kunder.


När ska upphandling göras?


För offentlig sektor regleras upphandling av besiktningstjänster av lagen om offentlig upphandling (LOU). Över vissa tröskelvärden ska upphandling annonseras enligt strikta regler. Under tröskelvärden finns mer flexibilitet med direktupphandling.


För privata fastighetsbolag finns inga formella krav men upphandling är ofta klokt för att få rätt pris och kvalitet. Vid större, långsiktiga avtal är en strukturerad upphandlingsprocess oftast väl investerade timmar.


Förberedelse – fastställ behovet


Först och främst behöver ni förstå era egna behov. Vilken typ av besiktning behöver ni? Hur många uppdrag per år? Vilka standarder och regelverk ska följas? Vilken geografisk täckning? Vilka rapporteringsbehov?


För en kommun kan det betyda att ni undersöker hur många lekplatser, utegym och andra anläggningar ni har, vilka besiktningstyper som behövs och vilken tidsplan som passar er. För ett fastighetsbolag kan det betyda en inventering av era fastigheter och deras besiktningsbehov.


Denna grundliga förberedelse är kritisk. En upphandling baserad på oklara behov leder ofta till leverans som inte fungerar väl. En upphandling baserad på väl-definierat behov leder till bättre offerter och bättre samarbetsrelationer.


Kravspecifikation


Kravspecifikationen är upphandlingens centrala dokument. Den ska beskriva exakt vad ni vill köpa, vilka krav som ställs på leverantören och vilka villkor som gäller. För besiktningstjänster bör kravspecifikationen omfatta flera aspekter.


Kvalifikationskrav på leverantören inkluderar certifieringar (relevanta för besiktningstypen), antal års erfarenhet, antal genomförda liknande uppdrag, geografisk täckning och eventuellt ekonomisk styrka.


Tekniska krav inkluderar de specifika standarder som ska följas (SS-EN 1176, SS-EN 16630, Säker Vatten 2021:1 eller andra), dokumentationskrav (format, leveranstid, antal exemplar), och eventuellt specifika mätinstrument som ska användas.


Leveransvillkor inkluderar tidsplan, kontaktpersoner, beredskap, hur fel hanteras och hur båda parter ska kommunicera under avtalsperioden.


Utvärderingsmodell


Utvärderingsmodellen avgör hur ni väger olika anbud mot varandra. För besiktningstjänster är det ofta klokt att inte enbart utvärdera på pris utan också på kvalitetsfaktorer. Lågprisändelig upphandling på besiktningstjänster leder ofta till svåra leveranser.


Vi rekommenderar en blandning där 50–70 procent vägs på pris och resten på kvalitet och leverans. Kvalitetsfaktorer kan omfatta erfarenhet av liknande uppdrag, kvalitet på referensprotokoll, kompetens hos den förrättare som ska göra besiktningarna och förmågan att svara på specifika frågor i anbudet.


Utvärderingsmodellen ska vara helt transparent. Alla anbudsgivare ska förstå hur deras anbud kommer att bedömas. Detta är ett krav vid offentlig upphandling och en god praxis även för privata upphandlingar.


Kontraktstid och förlängning


För besiktningstjänster är kontrakt på 2–4 år vanliga, ofta med möjlighet till förlängning. Det ger båda parter stabilitet och möjlighet att bygga upp förståelse för varandra. Korta kontrakt på ett år kan kännas säkra men gör ofta att leverantören inte investerar i att verkligen förstå era specifika behov.


Förlängningar ska vara villkorade – båda parter ska kunna avsta om samarbetet inte fungerar väl. Detta är en bra balans mellan stabilitet och flexibilitet.


Viktigt om underleverantörer


Många besiktningsföretag arbetar med underleverantörer för att täcka olika geografiska områden eller specialiteter. För er som beställare är det viktigt att förstå detta. Be om att anbudet specificerar vilka underleverantörer som kan komma att användas och vilka kvalifikationer de har.


Vissa beställare kräver att alla besiktningar ska utföras av den vinnande anbudsgivaren utan underleverantörer. Detta kan vara klokt om ni vill ha personlig kontinuitet, men kan också begränsa leverantörens möjligheter att täcka era behov vid hög belastning.


Vi rekommenderar en mellanväg där underleverantörer tillåts men ska fördomgöras och godkännas av beställaren.


Digital och praktisk leverans


Fundera över hur ni vill att leveranser ska se ut digitalt. Vill ni ha protokoll levererade i ert eget fastighetssystem? Vill ni ha möjlighet att se status på alla besiktningar i en kundportal? Vill ni att besiktningsförrättaren ska arbeta i ert digitala system?


Dessa frågor bör vara med i kravspecifikationen. Det ger anbudsgivarna möjlighet att anpassa sina anbud och er möjlighet att utvärdera vilka som bäst kan möta era digitala behov.


Uppföljning under avtalstiden


Upphandlingen är inte slut när anbudet är tilldelat. För att få maximal nytta av avtalet behöver ni aktivt arbeta med leverantören under hela avtalstiden. Regelbundna uppföljningsmöten kvartal- eller halvårsvis är en god praxis. Dela med er av era behov, prioriteringar och förbättringspunkter. Lyssna på leverantörens återkoppling.


Genom aktiv uppföljning bättre samarbetet över tid och leveransen blir mer anpassad till era specifika behov. Detta är ofta det som skiljer en framgångsrik upphandling från en måttlig.


Vanliga fallgropar att undvika


Några vanliga fallgropar att undvika vid upphandling av besiktningstjänster: För snav kravspecifikation som inte täcker era verkliga behov. För bred kravspecifikation som gör att inga leverantörer kan ta hela uppdraget. För mycket fokus på pris och för lite på kvalitet. Otydlig utvärderingsmodell som leder till tvister. Otillräcklig uppföljning under avtalstiden. För korta eller för långa kontraktstider.


For att undvika dessa fallgropar är det värdefullt att arbeta med erfarna upphandlare och eventuellt konsultera med besiktningsföretag i marknadsanalysfasen. Dialog med marknaden ger bättre förberedelse för den formella upphandlingen.


Besiktningsförrättare Sverige AB som leverantör


Vi på Besiktningsförrättare Sverige AB har lever-erat besiktningstjänster till många offentliga och privata kunder i hela Sverige. Vi har erfarenhet av så väl direktupphandlingar som större, formella upphandlingar enligt LOU.


Vi bidrar gärna med vår erfarenhet i marknadsanalysfasen om ni planerar en upphandling. Vi har inget eget intresse i att paverka kravspecifikationen i vår favor men kan hälpa er att förstå vad som är marknadspraxis och vilka krav som realistiska för leverantörer att uppfylla.


Kontakta oss för en kostnadsfri första dialog om er planerade upphandling. Vi delar gärna våra erfarenheter och hjälper er att bygga en upphandling som leder till framgångsrik leverans över hela avtalstiden.